Gezamenlijke ALV met korfbalvereniging BMC

Onderwerp : Nieuwe accommodatie en samenwerking
Datum : Donderdag 22 mei 2025
Tijdstip : 20.00 uur
Locatie : Kantine De Vlam

Aanwezige leden vv BMC : 40 leden
Afwezig met afmelding : Jan van Ewijk, Betty Schelle, Hendrik Stiksma

1. Opening

Voorzitter Martijn van Roosmalen opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom, met in het bijzonder het bestuur en de leden van de korfbalvereniging en de gemeentelijke vertegenwoordigers Vicky Seveke en Huub Swillens. Jessy (voorzitster korfbalvereniging) stelt de bestuursleden van de korfbalvereniging voor en Martijn de bestuursleden van vv BMC.

Na ruim zes jaar is het moment daar: de presentatie van de nieuwbouwplannen en de samenwerkingsovereenkomst tussen de voetbal- en korfbalvereniging. De leden worden gevraagd hun stem uit te brengen over de voorstellen. Deze stemming is niet direct bindend maar van groot belang voor het verdere proces.

2. Samenwerking Sportpark De Brand

Jessy van Uden, voorzitster van de korfbalvereniging, licht de samenwerking toe:

- Doel: gezamenlijk beheer en exploitatie van het sportpark
- Duur: samenwerking tijdens de bouw, met oog op duurzame voortzetting of fusie
- Gezamenlijke accommodatie: één modern gebouw, ondersteund door de gemeente
- Intentieverklaring: ondertekend op 14 januari 2025
- Afstemming: gezamenlijke planning, onderhoud en open communicatie
- Geschillenbeslechting: eerst overleg, eventueel met onafhankelijke adviseur

Samenwerking tijdens de bouwperiode
Tijdens de bouwperiode is de samenwerking tussen de betrokken verenigingen als volgt ingericht:

Gebruik van sportvelden
Het beheer en onderhoud van de sportvelden wordt gezamenlijk uitgevoerd. Dit omvat ook gezamenlijke inkoop van materialen en het afstemmen van de onderhoudsplanning.

Kleedlokalen
Voor de kleedfaciliteiten worden tijdelijke noodlokalen ingezet. Daarnaast worden de faciliteiten van nabijgelegen verenigingen gebruikt. De verdeling van het gebruik wordt in onderling overleg afgestemd.

Materiaalopslag
Op het terrein worden gezamenlijke opslagcontainers geplaatst, bedoeld voor gedeeld gebruik door beide verenigingen.

Gebruik van de kantine
De kantine van de korfbalvereniging wordt tijdelijk door beide verenigingen gebruikt.
De dagelijkse exploitatie valt onder verantwoordelijkheid van de voetbalvereniging, die ook de kosten draagt en de opbrengsten ontvangt.
Bardiensten worden door leden van beide verenigingen ingevuld.
Sponsoring van beide verenigingen krijgt een zichtbare plaats in de kantine.

Gebruik door de BSO
De buitenschoolse opvang (BSO) maakt gedurende de bouwperiode gebruik van de kantine. Na oplevering van het nieuwe gebouw worden hierover nieuwe afspraken gemaakt met de gemeente.

Verdeling van werkzaamheden
Er is geen formele taakverdeling vastgelegd. Beide verenigingen leveren naar vermogen een actieve bijdrage. Hierbij wordt optimaal gebruikgemaakt van beschikbare kennis, ervaring en netwerken. De samenwerking is gebaseerd op vertrouwen, gelijkwaardigheid en het gedeelde doel: een succesvolle realisatie van het nieuwbouwproject.

STEMMINGEN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Vraag aan de leden vv BMC: "Krijgt het bestuur toestemming om het samenwerkingsverband met de korfbalvereniging aan te gaan?"
- Uitkomst: Een ruime meerderheid stemt vóór.

Vraag aan de leden van de korfbalvereniging: "Gaan jullie akkoord met het voorstel dat het bestuur een eventuele fusie met vv BMC verder onderzoekt en dit op een later moment opnieuw voorlegt ter stemming?"
- Uitkomst: De leden stemmen unaniem vóór.

3. Nieuwbouw

Later in de vergadering geven Robert en Huub een presentatie over de nieuwbouwplannen. Ter voorbereiding volgt eerst een beknopte toelichting door Martijn van Roosmalen op het tot nu toe doorlopen proces. Aangezien de aanbesteding nog niet heeft plaatsgevonden, kunnen nog niet alle details worden gedeeld. Voor bepaalde onderdelen geldt bovendien een geheimhoudingsplicht.
De contractuele afspraken zijn onderverdeeld in twee onderdelen:  Doorleggingsovereenkomst en Financieringsovereenkomst

De doorleggingsovereenkomst regelt dat de organisatie namens de gemeente als opdrachtgever optreedt voor de nieuwbouw. Deze constructie is noodzakelijk om in aanmerking te komen voor de benodigde subsidies. De aanbesteding wordt uitgevoerd door inkoopbureau BIZOB. In overleg met de betrokken verenigingen zijn vier partijen geselecteerd en uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Zodra het definitieve bedrag van de BOSA-subsidie bekend is – mogelijk op korte termijn – zal de aanbestedingsprocedure starten. Na ontvangst van de offertes beoordeelt BIZOB deze op inhoud en volledigheid. Vervolgens wordt een advies uitgebracht aan zowel de organisatie als de gemeente, waarop een keuze voor de uitvoerende partij wordt gebaseerd.

De financieringsovereenkomst bevat de financiële afspraken voor de nieuwbouw. De begroting is opgebouwd uit de volgende componenten (bedragen inclusief btw):

Gemeentelijke reserveringen voor de komende 40 jaar: €2.900.000
Verkapitalisering van verwachte energiebesparingen door korfbal en voetbal: €860.000
Subsidies (waaronder BOSA): €1.100.000
Zelfwerkzaamheid: €900.000

De definitieve toekenning van subsidies is nog in afwachting, wat mogelijk invloed heeft op de totale begroting. De verkapitalisering betreft een raming van toekomstige besparingen als gevolg van duurzame bouwmaatregelen, zoals lagere energielasten of mogelijke terugleververgoedingen voor elektriciteit. Deze bedragen zijn nog niet definitief vastgesteld.

Voor de financiering van het project is geen externe lening vereist. Een groter aandeel zelf uitgevoerde werkzaamheden heeft een gunstig effect op de toekomstige exploitatie. Na oplevering van de nieuwbouw zullen nieuwe afspraken worden gemaakt over exploitatie, beheer en privatisering. Deze volgen op een nulmeting die pas kan worden uitgevoerd zodra de bouw is afgerond.

Vraag vanuit leden: Wat betreft de energierekeningen, lopen we niet het risico dat de kosten erg op gaan lopen?
Antwoord: Martijn: Het geld kan tijdens de bouw al deels worden terugverdiend door zelfwerkzaamheid.
Antwoord Vicky: Bij grote afwijkingen in kosten worden de berekeningen herzien en gaan we met elkaar in gesprek.

Huub laat een 4d filmpje zien over het gebouw, we krijgen een rondleiding langs de buitenkant en door alle binnenruimtes.  
Robert van Pinxteren legt in een presentatie het bouwproces uit.

De belangrijkste redenen voor vernieuwing zijn: verouderde voorzieningen, groei van de vereniging (en samenwerking met KV BMC), de wens om toekomstbestendig en duurzaam te bouwen en verbetering van sportieve én sociale beleving

Belangrijkste punten:

-          Nieuwe kantine bovenop de kleedlokalen

-          18 kleedkamers (14 voetbal, 4 korfbal)

-          Materieel- en materiaalruimtes

-          Betere toegankelijkheid, overdekt naar de kleedlokalen

-          Duurzame bouw: zonnepanelen, warmtepomp, zonneboilers, accupakketten

Planning:

-          Aanbesteding in juli 2025

-          Start bouw medio september (dit is het streven)

-          Bouwtijd: circa 10–12 maanden

-          Sloop oude gebouwen door eigen leden in juli-augustus

Tijdelijke voorzieningen:

-          Kantine tijdelijk bij korfbal

-          Twee noodunits met kleedkamers

-          Mogelijkheid gebruik kleedkamers hockeyclub

Bouwteam en betrokkenheid:

Afgevaardigden vanuit VV BMC, KV BMC en Gemeente
We hebben een bouwteam bestaande uit:         
                -Diederik Tibosch (KV BMC)
                -Ralph Verhoeven  (VV BMC)
                -Jurgen Verhoeven (VV BMC)
                -René van den Berg (VV BMC)
                -Robert van Pinxteren (VV BMC)
                -Vicky Seveke (Projectleider Gemeente)
                -Huub Swillens (Projectleider (vastgoed) Gemeente)

Leden worden opgeroepen om mee te helpen als vrijwilliger en/of sponsor.
Contactpersoon: Robert van Pinxteren – bouw@vvbmcberlicum.nl / 06 – 81 56 63 54

Vraag vanuit leden: Is het gebouw rolstoeltoegankelijk?
Antwoord: Ja, er komt een kleine lift.

Vraag vanuit leden: Blijft de huidige korfbalkantine staan en zo ja, wat is de bestemming?
Antwoord: Vicky: Er is nog geen besluit over genomen. De wens voor zicht op het veld wordt meegenomen in de bestemming.

Vraag vanuit leden: Is er rekening gehouden met aparte omkleedruimtes voor meisjes bij gemengde teams?
Antwoord: Er zijn voldoende kleedlokalen, dit kan organisatorisch goed geregeld worden.

Vraag vanuit leden: Wordt het scheidsrechterlokaal voorzien van een jacuzzi?
Antwoord: Het scheidsrechterlokaal krijgt een aparte douche, maar geen jacuzzi.

Vraag vanuit leden: Waar bevinden zich de bestuurskamer en het wedstrijdsecretariaat?
Antwoord: Wedstrijdsecretariaat is beneden, bestuurskamer boven.

Vraag vanuit leden: Is er één centrale toegang tot de kleedkamers?
Antwoord: Er zijn toegangen aan beide zijden en vier toegangen tot de kleedruimtes.

Vraag vanuit leden: Waarom ligt het terras aan de noordzijde?
Antwoord: Vanwege beter zicht op de velden en hergebruik van bestaande structuren.

Vraag vanuit leden: Wat gebeurt er met de buitenruimte?
Antwoord: Er komt een nieuw terras, verplaatste fietsenstalling en andere aanpassingen.

Vraag vanuit leden: In de massageruimte is een toilet en douche opgenomen. Klopt dat?
Antwoord: Ja, dat klopt.

Vraag vanuit leden: Wordt alleen de ruwbouw aanbesteed?
Antwoord: Ja, de ruwbouw wordt aanbesteed. Afbouw via zelfwerkzaamheid.

Vraag vanuit leden: Wat is het totale budget?
Antwoord: Het totale investeringsbudget is €5,7 miljoen.

Vraag vanuit leden: Moet de inventarisatie van eigen werkzaamheden door korfbal zelf gebeuren?
Antwoord: Nee, die vrijwilligers kunnen zich ook aanmelden bij Robert van Pinxteren.

Afronding en dankwoord

LAATSTE STEMRONDES:
- vv BMC: unanieme instemming om het proces voort te zetten en de overeenkomst te tekenen.
- Korfbal: unanieme instemming om de samenwerking met vv BMC te continueren en de overeenkomst te tekenen.

Opmerking vanuit leden: Nogmaals het dringende verzoek aan de gemeente om mee te nemen in het besluit over de korfbalkantine dat er echt de hoop bij de leden dat het clubhuis echt weg gaat, omdat het nu het zicht weg neemt van het korfbalveld.

Vicky Seveke bedankt de vrijwilligers en projectgroep namens de gemeente.

Martijn van Roosmalen spreekt zijn dank uit aan alle betrokkenen, met nadruk op Diederik Tibosch en Robert van Pinxteren. Hij draagt het bouwproces over aan de experts en meldt zich als eerste vrijwilliger aan.
“We doen dit met z’n allen, een applaus voor iedereen die hier is.”

4. Rondvraag

Er zijn geen verdere vragen. De vergadering wordt gesloten om 21.10 uur en zoals gebruikelijk wordt er namens het bestuur nog een drankje aangeboden en volgt er nog een gezellig samenzijn.